| 海南师范大学纸质档案归档范围和保管期限表 | ||||
| 单位/部门 | 类目 | 序号 | 归档范围 | 保管期限 |
| 采购与招投标管理处 | SB12 | 1 | 本单位（部门）制定的相关工作规章制度文件 | 永久 |
| 2 | 本单位（部门）发文 | 30年 10年30年 10年 | ||
| 3 | 本单位（部门）年度工作计划、工作总结及重要工作会议记录、纪要 | 永久 | ||
| 4 | 采购项目申购报告、可行性论证报告 | 永久 | ||
| 5 | 政府采购预算计划申报及批复文件 | 永久 | ||
| 6 | 采购方式的选定及变更审批文件 | 永久 | ||
| 7 | 采购文件（招标文件、竞争性谈判文件等）的正式稿及澄清/修改文件 | 永久 | ||
| 8 | 开标记录、评标报告、定标会议纪要、评标结果确认函、中标（成交）通知书 | 永久 | ||
| 9 | 流标、废标项目的情况说明及后续处理决定 | 永久 | ||
| 10 | 供应商质疑、投诉的函件及处理结果全套材料 | 永久 | ||
| 11 | 电子化采购平台全流程加密备份数据包 | 永久 | ||
| 12 | 采购合同、协议（正本或核验无误的副本）及补充协议 | 永久 | ||
| 13 | 项目推进函 | 永久 | ||
| 14 | 采购项目验收报告和验收公示 | 永久 | ||
| 15 | 电子版投标文件 | 永久 | ||
| 16 | 委托代理协议书 | 永久 | ||
| 17 | 进口设备过程中有关的技术商务文件及进口产品申请论证表 | 永久 | ||
| 18 | 设备说明书及全套随机文件材料（说明书可由使用部门保存，目录由采购与招投标管理处保存） | 永久 | ||
| 19 | 索赔来往函件及结果文件 | 永久 | ||
| 20 | 合格供应商名录及评估记录 | 永久 | ||
| 21 | 供应商不良行为记录及“黑名单”管理文件 | 永久 | ||
| 22 | 重大采购项目合同履行情况跟踪及绩效评价记录 | 永久 | ||
| 23 | 主要职能和主要职责范围内其他有保存利用价值的档案资料 | 30年 10年 | ||
