海南师范大学外事类档案工作规范

    为了提高我校外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在学校对外交流、教学、科研活动中的作用，并为考核外事档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。
1  外事档案工作的基本原则  
1.1 学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。
1.2 外事档案必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
1.3 外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校有关部门外事人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
1.4 外事部门要有一位领导分管外事档案工作，由本部门专（兼）职档案员负责收集、积累、归档。
1.5 努力实现外事档案的科学化管理，大力开发信息资源，为学校教学、科研、人才交流服务。
2  外事档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
2.1.3 归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。
2.2  归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括综合管理，出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
2.2.3 本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同的方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。
2.3 不归档的材料
2.3.1 上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；
2.3.2 未定稿的各种文件；
2.3.3 未生效的合同、协议书；
2.3.4 无查考利用价值的一般性、临时性函件；
2.3.5 重份文件，校内各单位发来的文件；
2.3.6 与校外单位交换来的文件。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
4、  外事文件材料的归档流程
4.1 形成与积累
4.1.1 学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学和科研文件材料的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理，按规定向学校档案馆移交。
4.1.2 归档的外事文件材料，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写，字迹工整、图样清晰。
4.1.3 外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。
4.2 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报帐结算，师资管理部门才准予报到上班。
4.3 整理原则、质量要求、整理方法与党群、行政同
5 外事档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1 按照《海南师范大学分类方案》对外事档案进行分类标引，给出检索分类号。
5.1.2一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “WS”，即“WaiShi”（外事）的缩写。
5.1.3二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”， 设置如下：
WS11综合
WS12出国
WS13来校
WS14国际合作与会议
WS外国留学生工作
 5.1.4外事类档案类目的设置与标识
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号
或全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号+件号

注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 

全宗号
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
 
 
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