海南师范大学声像档案管理实施细则

第一章        总则
第一条  为加强我校声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案实体分类法》，结合我校的具体情况，特制定本实施细则。
第二条  声像档案是指在学校各项工作和活动中，通过拍照、摄录手段形成的，对学校和社会具有保存价值的照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘、缩微片、幻灯片等，属于特殊载体的档案材料。具有客观、形象和真实的特点，能生动具体地再现学校教学、科研及各方面的工作成果，真实记录了学校各个时期发展的面貌，同其他载体档案一样，声像档案具有现实的查证和利用作用，是学校重要档案资料和宝贵财富。
第三条  声像档案工作是学校档案工作的重要组成部分，应按照档案集中统一管理的原则，由学校档案部门实行统一管理和利用，确保其完整、准确、安全和有效利用。
第四条  校内形成声像档案的各级单位，要把声像档案（包括配套文字材料）的形成、积累、归档工作纳入本单位的工作日程，并列
入本单位档案工作负责人及兼职档案员职责范围，制定相应制度，采取切实措施加以执行。
 
第二章 声像档案的形成和管理
    第五条  校内各单位在重要职能活动和其它重大活动中形成的，对学校和社会当前工作与长远发展具有参考、利用、保存价值的声像档案材料及相关的文字材料；外单位及媒体制作的反映我校近期发展和长远规划及教学、科研等重要活动的声像载体材料以及相关的文字材料，均应及时归档。
    第六条  声像档案的收集、整理、立卷和归档工作，应按档案部门的统一规定和要求，由形成声像档案材料的各单位兼职档案员负责，该声像材料的制作人员（摄、录人员）应配合兼职档案员完成这一任务。如本单位不具备摄录条件，可通知学校宣传部门协助拍摄、录制。外单位及媒体制作的反映我校活动的声像材料，由学校宣传、档案和主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷、归档。形成的声像档案经整理立卷后，应及时或分阶段向校档案部门移交。
    第七条  根据校内某些部门和单位声像档案形成较集中、数量多、利用频繁等特点，可把需要移交的声像档案形成备份，按规定期限向档案部门移交。
第八条  形成的声像档案应能较好地反映客观事实、突出重点。照片和底片同时归档，并附以文字说明。影片、录像、录音等档案材料，应为成品母带（片）。无成品母带（片），可将素材带（片）或备份归档，并附以文字说明。
第九条     凡需要归档的声像档案材料，都应该做到载体质量优
良，不用劣质、残破、性能低下的录音、录像磁带和光盘。归档的声像应清晰，并能反映事件主要内容和真实面貌。文字说明应做到字迹工整、表述准确、简炼。
第十条 档案部门有责任检查和指导各单位的声像材料的形成、收集、整理、归档工作。各形成部门必须接受档案部门的监督、检查和指导。
第十一条 声像档案的归档范围见《海南师范大学各部门归档范围和保管期限表》。
 
第三章  声像档案的整理
第十二条 根据声像档案形成的规律和多载体的特点，档案部门从事声像管理的工作人员，应将自己形成的以及各单位归档的声像档案，分门别类，进行加工整理、登记、编目，实行统一管理。
第十三条  综合管理类声像档案材料的立卷、归档工作，按《海南师范大学档案管理办法》执行。
第十四条  声像档案的整理与立卷。
1．声像档案按三级类目管理方式进行分类，即：
一级类目标识为“声像”汉语拼音字头—“SX”；
二级类目标识为载体；如：照片
三级类目标识为案卷号码

 
2．声像档案中的照片档案要形成一底一片编写文字说明后归档；数码照片应刻录成光盘或制作成照片归档。组卷时，应按照片种类及产生的时间，编号、排列于照片档案装具中，形成案卷。同时要保证底片、照片、文字说明材料相一致。每卷照片档案均要填写卷内目录，并于卷皮写明案卷标题。
3、声像档案中的录音带、录像带、幻灯片、磁盘、光盘的组卷方法，以载体种类为单位，分别组卷，每盒为一个保管单位，盒的封面填写文字说明及档号、卷号，盒内附案卷目录。如一个载体多项内容时，采用按主题内容逐一著录方法填写案卷目录，对同一内容多种载体合成的档案，应注明连续号及参见号。应与所记录、反映的声像载体材料相对应。所记录、反映的一个保管单位（盒）声像载体材料与一组文字材料即组成一卷。
4．声像档案说明文字的编写要求是：
（1）. 文字简洁。说明的内容包括：时间、地点、人物、事由、背景、作者等六要素；
（2）. 写明载体编号、档号及参见号；
（3）. 时间和档号用阿拉伯数字表示。
 
第四章  声像档案的保管和利用
第十六条  因为声像档案载体材料的特殊性，在保管条件、利用方式上和纸质文字材料有所不同，所以要根据其特点，实行特殊管理。
第十七条  声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。
第十八条  要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次。
第十九条  声像档案的载体与其它档案的载体不同，在管理上，应根据声像档案载体的化学成分、物理性能等特点，进行科学的管理。库房温湿度应控制在最适合的范围内，并做到防尘、防霉、防磁、防光、防火、防蛀等。
第二十条 档案部门应了解学校党政管理，教学、科研、生产等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。
第二十一条  本校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。借阅声像档案必须办理登记手续，照片、底片、录音带等一律不得借出，需要借出者必须经档案部门领导同意，由档案部门负责翻印、翻录。
借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。损坏者加倍偿还，并追究其责任。归还时档案部门声像档案管理人员必须进行检查验收并当面注销。
第二十二条 校外单位借阅声像档案，必须持有正式介绍信和个人证件，经档案部门领导同意后，由档案部门负责翻印、翻录，并按上级有偿服务规定支付利用费。
第二十三条  声像档案不仅具有现实意义，还具有重要的历史意义。对声像档案的鉴定和销毁，应持慎重态度，原则上不能销毁。
             
第五章  附则
第二十四条  本《实施细则》由学校档案部门负责解释。
第二十五条  本《实施细则》自公布之日起执行。