海南师范大学教学类档案工作规范

 
    为了提高教学类档案（以下简称教学档案）的质量和科学管理水平，充分发挥教学档案在学校教学管理、教学活动及教学研究等各项工作中的作用，并为考核教学工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
    一、  教学档案工作的基本原则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体材料均属教学档案。
（二） 教学档案是衡量我校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，是我校档案的主体、核心和重点。
（三）教学档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
（四）教学档案是教学管理的重要组成部分，应实行 “三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划和规划，纳入教学管理制度，纳入有关人员的职责范围，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；管理检查教学工作与检查教学文件材料的归档要求同步；评审、鉴定教学质量、教材、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；上报评审材料、教师考核晋升与档案馆出具归档证明同步。
（五）各教学管理和教学业务部门应明确一名分管档案工作的负责人和配备相应的专（兼）职档案干部，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按期向学校档案馆办理移交。
（六）努力实现教学档案工作从经验管理向科学管理转变，逐步参与教学管理，成为教学管理和教改的参谋部门，成为教学业务工作的信息咨询部门之一。
（七）逐步建立教学档案数据库，并纳入全校信息系统统一管理和开发利用。
二、教学档案归档范围的确定
（一）确定的原则
1、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。
（二） 归档的文件材料
 归档的文件材料包括：学校在教学综合管理、研究生教育、全日制本科生教育、成人教育、留学生教育等工作活动中形成的全部文件材料。具体归档范围见附件，更详细分类编号见《海南师范大学档案实体分类方案》和《海南师范大学各部门归档范围与保管期限表》。
（三） 不归档的文件材料
1、上级有关教学的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2、学校有关教学的未定稿的文件；
3、重份文件；
4、无查考利用价值的事务性临时性文件；
5、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
6、校内其他单位发来的与本单位教学工作无关的文件；
7、与校外单位交换来的与本单位教学工作无关的文件；
以上不归档材料，如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、教学文件材料的部门立卷与预立卷制度
（一）部门立卷
1、依据《高等学校档案管理办法》及相关的档案法规，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要做好档案的收集、整理，预立卷工作。
2、学校档案管理部门依法对教学管理部门的教学文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。
3 网上著录是教学管理部门立卷工作的组成部分，可随
时进行网上归档。具体见《海南师范大学网上著录工作规范》。
（二）预立卷
1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
2 教学管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。
四、  教学文件材料的归档流程
（一） 形成与积累
1新的一年开学后，应由分管档案工作的校长主持召开全校专（兼）职档案员、院（系）教学秘书、研究生秘书及各部门负责档案工作的领导参加的档案工作大会，总结上年度的归档工作，同时布置对前一年所形成与积累的文件材料的立卷任务。
2 教学管理部门及学院（系）兼职档案员要将日常工作中形成与积累的教学文件材料进行认真地检查核对，避免应归档的教学文件材料缺失及重复归档。
3 档案馆向学校教学管理各部门、学院（系）发放档案卷皮、档案袋等。
4 归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。
5归档的研究生成绩单加盖学校研究生处公章；本科毕业生成绩单加盖学院主管教学的副院长、教学秘书名章后加盖学校教务处公章；成人教育毕业生成绩单加盖学校继续教育学院公章。
（二） 整理
1、文书部分与党群、行政、外事、出版类同。
2、专门档案
（1） 由各院（系）或教学管理部门的专（兼）职档案员，根据教学文件材料形成部门立卷的原则，负责将形成积累的文件材料立卷后向档案馆移交。
（2 ）采用立小卷的原则，“一事立一卷”。同一内容数量多的文件材料可分别组成若干小卷。
（3 ） 凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
（4） 卷内文件材料一律拆掉金属物，需要装订的重新用不锈钢钢钉装订，对已破损的文件材料要进行修补。
（5）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料后，共同组卷。其它载体材料，需要填写与文字材料案卷一致的档号。
    （6） 卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示、报告在后的顺序排列。其它的文件材料按时间顺序排列。
（7）卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，档号章的位置在每件文件首页的右上角。
编制件号：卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数； 正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
归档文件不编页号，但需将该件的总页数标注于归档文件最后一页的左上角或右上角。（有图文的就算一页）
 
（8 ）拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。
（9）利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。
（10） 填写卷内备考表。备考表是对本卷情况的说明，如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写），如情况正常无需填写。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
12 装订。对需要装订成卷的文件材料，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，需进行贴边处理。本科应届毕业生和成人教育本（专）科的成绩单不装订，直接装盒。
（三）归档验收
1 移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
2 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接受单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。
3 教学类的文件材料（纸质档案）于次年六月初归档。网上著录归档可随时进行。
五、教学档案的管理
（一）分类编号
1  参照《高等学校档案实体分类法》结合我校教学档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。
2我校教学档案分类根据实际情况，采用学历层次+机构的分类方法。
3教学档案类目设置与标识
（1）为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目，三级类目和四级类目之间采用间隔符号“·”间隔。类目与卷号之间采用连接符号“—”连接。
（2）一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“JX”，即“JiaoXue”（教学）的缩写。
（3）二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12研究生教育、13全日制本科生教育、14成人教育。
    （4）三级类目的设置与标识：
三级类目主要是针对形成文件材料的类别设置的。设置如下：
二级类目11综合下设三级类目为：
JX11.12全日制本科生教育综合
JX 11.12研究生教育综合
JX 11.13成人教育综合
二级类目12研究生教育下设三级类目为：
JX 12.12专业、学科与实验室建设
JX12.13招生
JX12.14学籍管理
JX12.15课堂教学与实践
JX12.16学位
JX12.17毕业生
JX12.18 教材
二级类目13全日制本科生教育下设三级类目为：
JX 13.12专业、学科与实验室建设
JX13.13招生
JX13.14学籍管理
JX13.15课堂教学与实践
JX13.16学位
JX13.17毕业生
JX13.18 教材
二级类目14成人教育下设三级类目为：
JX 14.12专业、学科与实验室建设
JX14.13招生
JX14.14学籍管理
JX14.15课堂教学与实践
JX14.16学位
JX14.17毕业生
JX14.18 教材
（5）四级类目的设置与标识：根据学校实际，在专业设置、学科建设，学籍管理，毕业生三级类目下设四级类目
JX12.12.11专业设置.研究生处
JX12.12.12学科建设.科研处
JX13.14.11学籍管理.学生处
JX13.14.12学籍管理.教务处
JX13.17.11毕业生.学会处
JX13.17.12毕业生.教务处
其整体标识模式为：全宗号+年度号+类目号（一级+二级）+案卷号+件号或全宗号+年度号+类目号（一级+二级+三级）+案卷号+件号
研究生类目模式:
                                 
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
全日制本科生类目模式：
                                 
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 

注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
 
 
 
 
成人教育类目模式：
  
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
 
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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