海南师范大学基本建设类档案工作规范

    为了提高我校基本建设类档案（以下简称基建档案）的质量和科学管理水平，充分发挥基建档案在学校建设工作中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1. 基建档案工作的基本原则
1.1 凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
1.2 基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
  1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
1.4 把基建档案工作列入学校的发展计划,在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
2．基建档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的基建文件材料，必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系，具有成套性。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面，具体见附件一。
2.2.2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料 ，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
2.3 不归档的文件材料
2.3.1 上级机关有关基建的普发性(非专指高校)不办的文件；
2.3.2 正式施工前的草图，未定型的图纸；
2.3.3 重份文件和重份图纸；
2.3.4 无查考价值的临时性、事物性文件。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
3.  基建文件材料的部门立卷与预立卷制度
3.1 部门立卷
3.1.1 依据《高等学校档案管理办法》及《海南师范大学档案管理办法》，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。
3.1.2学校档案馆依法对基建管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。
3.1.3 网上著录是基建管理部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《海南师范大学网上著录工作规范》。
3.2 预立卷
3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
3.2.2基建管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。
4  基建文件材料的归档流程
4.1 形成与积累
4.1.1 学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成 、积累、归档工作。
4.1.2 基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
4.1.3 基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
4.1.4 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学校基建部门汇总、整理。
4.1.5 学校档案馆应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
4.1.6 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件形成的质量关。
4.1.7 学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
4.1.8 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
4.1.9 归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图象清晰。
4.1.10 归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。
4.1.11 归档的蓝图,规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
4.1.12 工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
4.1.13 凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。
4.1.14 学校基建部门要定期检查、绘制本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。
4.2 整理组卷（文书部分与党群、行政、外事、出版类同）
4.2.1 基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案文件材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
4.2.2 根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查找的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。
4.2.3 文字材料的排序：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。
4.2.4 拆除卷内文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行修补。
4.2.5 基建文件材料采用卷皮、卷盒方式保管。蓝图大于卷皮（或盒）的，以手风琴式折成四号图纸的规格，底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
4.2.6卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，档号章的位置在每件文件首页的右上角。
编制件号：卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数； 正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
归档文件不编页号，但需将该件的总页数标注于归档文件最后一页的左上角或右上角。（有图文的就算一页）
4.2.7蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
4.2.8 参照《海南师范大学档案保管期限表》，确定保管期限。
4.2.9 拟写案卷题名并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。
4.2.10 利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件（或图纸）排列先后顺序的序号。文号（或图号）一栏，应填写文件制发机关的发文字号（或图号）。责任者一栏，应填写形成该文件（或图纸）的单位或对该文件（或图纸）负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件（或图纸）标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件（或图纸）内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。日期一栏，应填写文件（或图纸）的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。
4.2.11填写卷内备考表。本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
4.2.12装订。以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
4.3 归档验收   
3.3.1 基建项目在验收前，档案馆对准备归档的基建文件材料进行预验收，出具证明，否则不能组织工程竣工验收。
4.3.2 学校档案馆应是工程验收小组成员,会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。
4.3.3基建项目在验收后两个月内归档。档案馆要认真进行审查、验收归档的材料。
4.3.4 学校基建部门应从基建总投资中扣留5% ，作为基建保证金，待基建档案材料归档验收合格后发还。
4.3.5  移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
4.3.6 移交时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接收单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑墨水钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。
4.3.7基建类管理性文件材料于次年五月底以前归档。
5. 基建档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1参照《海南师范大学档案实体分类方案》结合我校基建档案的内容和特点进行分类标引、给出检索分类号。
5.1.2一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“JJ”，即“JiJian”（基建）的缩写。
5.1.3 二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”。根据《海南师范大学档案实体分类方案》我校基建档案二级类目分为 “综合”为“11”，“项目”为“12”。
5.1.4为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目之间采用间隔符号“.”间隔。类目与卷号之间采用连接符号“—”连接。
5.1.5基建类档案类目的设置与标识
5.1.5.1基建综合类目的设置与标识
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号
41—2012—JJ11—1～n—1～n
                               件号
案卷号
基建综合代号（二级类目）
基建类代号（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。
 
5.1.5.2基建项目类目的设置与标识
其模式如下：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+项目代码+案卷号或全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+项目代码+案卷号
41—2012—JJ12—X—1～n
                               卷号
基建项目代码
基建项目代号（二级类目）
基建类代号（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水。年度按基建项目的完成年度
 
 
 
 
 
 
41—2012—JJ11.11—1～n—1～n
件号
                             案卷号
基建办公室代号（三级类目）
基建综合类代号（二级类目）
基建类代号（一级类目）
年度号
全宗号
注：案卷号按最下位类目流水。年度按基建项目的完成年度
附件一
海南师范大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
JJ11  综  合
序号                   归档范围                 保管期限
 

 

1   上级有关基建工作的文件                       长期
2   本校基建工作的规章制度、工作计划、总结       长期
3   本校基建工作总体规划、统计报表               永久
4   基建工程财务预、决算                         永久
5   全校性总体规划、设计总平面图                 永久
6   水、电、气管道分布图                         永久
7   地质勘探、地形测量材料                       永久
8   基建投资的请示、报告与批复                   永久