海南师范大学党群、行政类档案工作暂行规范

    为提高我校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。
1  党、政档案工作基本原则
1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像等载体材料，均属党、政档案。
1.2 党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
1.3 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。
1.4 党、政文件材料归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各单位的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。
1.5 学校各单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好本部门党、政档案的收集整理归档工作。
1.6 要努力实现党、政档案工作的科学化管理，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。
2. 归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的党、政文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用，凭证作用和研究价值。
2.1.2 归档的党、政文件材料必须反映学校党、政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会管理性文件除外）、工会、团委四个系统的内容，具体归档范围见附件一、附件二。
2.2.2 归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
2.3 不归档的文件材料
2.3.1 上级机关普发供参阅，不办的文件材料；
2.3.2 上级机关发来供工作参考的抄件；
2.3.3 上级机关征求意见未定稿的文件；
2.3.4 重份文件；
2.3.5 无查考利用价值的事务性、临时性文件；
2.3.6 未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次核对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
2.3.7 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
2.3.8 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
2.3.9 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
2.3.10本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；
2.3.11 为参考目的从各方面收集的文件材料；
2.3.12 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
3. 党、政文件材料的部门归档与收集、积累制度
3.1 部门归档
3.1.1 依据《高等学校档案管理办法》及《海南师范大学档案管理办法管理办法》，我校档案工作实行部门归档制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预归档工作。
3.1.2档案馆依法对党、政管理部门的文件材料的归档工作进行业务指导、监督和检查。
3.1.3 网上著录是党、政管理部门归档工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《海南师范大学网上著录工作规范》。
4.整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用
5. 归档分工
5.1 中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办归档，专业性或具体业务性的，由各承办单位归档。
5.2 以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别归档。以部门名义拟稿的，由各部门归档。
5.3 党委和学校召开的代表大会，全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。
5.4 校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件由党办或校办归档。
5.5 两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档。
5.6 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位。
5.7 重要的人民来信来访材料，由承办单位归档。
6.质量要求
归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。档案进馆单位，按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持文件原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作，档案进馆单位应采用海南省档案局推广的档案管理软件辅助整理工作。
 
 
 
7. 党、政文件材料的归档流程
7.1 形成与积累
7.1.1 学校各单位均为归档单位。
7.1.2 各归档单位根据历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生的新内容，参照《海南师范大学档案实体分类方案》、《海南师范大学各部门归档案范围和保管期限表》编制案卷类目。
7.1.3每一个归档单位的专、（兼）职档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归档。
7.2 整理
　7.2.1 归档文件的整理单位
　　以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件; 重要文件的正本与历次修改稿可各为一件; 计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。
　7.2.2 装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后; 计算机及其网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文本在前，译文本在后。
　　7.2.3 分类　　归档文件采用年度-保管期限分类法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。
　　7.2.3.1 按年度分类
　　将文件按其形成年度分类。
　7.2.3.1.1 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。
　7.2.3.1.2 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。
　　7.2.3.1.3 几份文件作为一件时，"件"的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。
　　7.2.3.1.4 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。
　　7.2.3.1.5 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。　　
　7.2.3.2 按保管期限分类。
将文件按划定的保管期限分类。
　7.2.4 排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
　7.2.5编号
　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章可盖在文件处理单上，以保持文件原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。
　7.2.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
　7.2.5.2 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2000。
　　7.2.5.3 保管期限：归档文件保管期限的简称(永、长、短)。
　　7.2.5.4 件号：文件的排列顺序号。
　　件号在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从"1"开始标注，每种保管期限各编一个顺序号，如永久件号：1.2.3.4.5……长期件号：1.2.3.4.5……　　短期件号：1.2.3.4.5……　   归档文件不编页号，但需将该件的总页数标注于归档文件最后一页的左上角或右上角。
　7.2.6编目
归档文件应依据分类方案和件号顺序编制归档文件目录。
　　7.2.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
7.2.6.1.1 件号：填写件号。
　　7.2.6.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
　　　7.2.6.1.2.1 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用"本厅"、"本局"等含义不明、难以判断的简称。
　　　7.2.6.1.2.2 联合发文时责任者过多的可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须填写。
　　　7.2.6.1.2.3 未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。
　　7.2.6.1.3 文号：文件的发文字号。
　　7.2.6.1.4题名：文件标题。没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加"[ ]"号。
　7.2.6.1.5日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20020809。
　　7.2.6.1.6 页数：每一件归档文件的总页数。文件中有图文的页面为一页。
　　　7.2.6.1.7 备注：注释文件需说明的情况。
　　7.2.6.2 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
　　归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录每年区分保管期限装订成册，亦可几年区分保管期限装订成册。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目。
　　　7.2.6.2.1 全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
　　7.2.6.2.2 年度：填写本目录所登录文件的形成年度，如："2001"、"2001-2003"等。
　7.2.6.2.3 保管期限：根据目录中所登文件的保管期限，直接填写永久、长期或短期。
　　7.2.7 装盒
　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。
7.2.7.1 档案盒
　7.2.7.1.1　 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。
　　7.2.7.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用"/"号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，每年编一个顺序号，档案室可根据需要填写。
　　7.2.7.1.3 档案盒应采用无酸纸制作。
　　　7.2.7.2 备考表
　　备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。备考表不宜印制在盒上。
　7.2.7.2.1 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
　　7.2.7.2.2 整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
　　7.2.7.2.3 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。
　　7.2.7.2.4 日 期：归档文件整理完毕的日期。
　　
 
 
5. 党、政档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1根据《海南师范大学档案实体分类方案》分类标引，给出检索分类号。
5.1.2 一级类目的设置与标识
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“DQ”，即“Dang Qun”（党群）的缩写；“XZ”，即“XingZheng”（行政）的缩写。
5.1.3二级类目的设置与标识
二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，具体见《海南师范大学分类方案》。
5.1.4 党群类档案类目的设置与标识
DQ11  党务综合
党委办公室、机关党委、后勤党委材料入此。
DQ12  纪检
DQ13  组织
DQ14  宣传教育
DQ15  统战
DQ16  工会
DQ17  团委
学生社团材料入此。
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号或全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+案卷号+件号


注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
 
 
 
注：盒号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 
5.1.5 行政类档案类目的设置与标识
XZ11  综合
校长办公室、信访工作、校友办公室、发展规划处、校庆材料入此。
XZ12  人事（包括师资和离退休）
XZ13  监察审计
XZ14  保卫、武装
XZ15  总务
校园网络中心、后勤管理处、国有资产管理处材料入此
XZ16  档案、图书、文博
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+盒号+件号
或全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目+三级类目）+盒号+件号

注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。
 

 
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度。

附件下载