海南师范大学出版类档案工作规范
发布时间 ：2015-10-15 10:11:38 来源 ：[news:source] 为了提高我校出版类档案（以下简称出版档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核出版档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1. 出版档案工作的基本要求
1.1 高等学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属出版档案。
1.2 出版档案必须实行集中管理,以确保其完整、系统、准确和安全，方便开发利用。
1.3 出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史记录，是高等学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度，纳入出版工作的计划和规划，纳入各社、部（室）负责人和编辑、出版印制人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时，要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。
1.4 学校出版社、编辑部，出版刊物的各院、所，要有一位负责人分管出版档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。
2. 出版档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的编辑出版管理和出版活动中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程,确保完整、准确、系统。
2.1.3归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,特别注意出版材料的成套性特点。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括综合管理、出版物等方面的内容，具体见归档范围附件一。
2.2.2 归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。
2.3 不归档的文件材料
2.3.1 上级有关出版的普发的（非专指高校）、不办的文件；
2.3.2 未生效的合同、协议书；
2.2.3 不退、不用的稿件，非定稿的稿件；
2.3.3 重份文件；
2.3.4 无查考利用价值的事务性临时性文件；
2.3.5 非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；
2.3.6 校内其他单位发来的与本单位工作无关的文件；
2.3.7 与校外单位交换来的与本单位出版工作无关的文件；
以上文件如认为必要，也可自行作资料暂存。
3. 出版文件材料的归档流程
3.1 形成与积累
3.1.1 出版社、编辑部、院、系、所均为立卷单位，分工归口立卷。
3.1.2 各立卷单位根据历年管理性文件材料、出版的样书、刊物等形成的规律，做好收集整理工作。
3.1.3出版社的样书，编辑部、院、系、所出版的刊物，要按时间顺序排序，做好积累，具体参照附件一编制案卷类目。
3.2 整理原则、质量要求、整理方法与党群、行政、外事类同。
4. 出版档案的管理
4.1 分类编号
4.1.1 按照《海南师范大学档案实体分类方案》对出类档案进行分类标引，给出检索分类号。
4.1.2一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “CB”，即“ChuBan（出版）”的缩写。
4.1.3 二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”，设置如下：
CB11 综合
CB12 刊物
出版的书籍入此
CB13 报纸
5.1.4出版类档案类目的设置与标识
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号
41—2012—CB11—1～n—1～n
件号
盒号
出版类综合代号（二级类目）
出版类代号（一级类目）
年度号
全宗号
注：盒号按最下位类目流水，年度用自然年度。
附件一
海南师范大学出版类档案归档范围和保管期限表
CB11 综合
序号 归档范围 保管期限
 |
1 上级有关编辑出版工作的文件 长期
2 本校出版工作计划、总结、报告、请示与批复 长期
3 出版工作各项规章制度 长期
4 其它需要归档的材料
CB12 刊物
序号 归档范围 保管期限
1 样书（版本） 永久
（1）《海南师范大学学报（社科版版）》
（2）《海南师范大学学报（自然科学版）》
2 主要学术著作样本 永久
3 其它样本 长期
4 其它需要归档的材料
CB13 报纸
序号 归档范围 保管期限
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1《海南师范大学报》 永久
2 其它需要归档的材料