海南师范大学学生档案工作实施细则

    为进一步规范学生档案工作，确保毕业生档案的顺利流转，根据《高等学校档案管理办法》、《海南师范大学档案管理办法》，特制定本细则。
    1．本细则适用于我校全日制本科学生，研究生档案管理由研究生处另行规定。
    2．学生档案材料归档范围
    2.1入学前档案材料：高中毕业生登记表、普通高等学校招生志愿表、普通高等学校招生报考登记表、普通高等学校招生体格检查表、入团志愿书、专升本学生的专科院校档案等。
    2.2在校期间档案材料：海南师范大学学生登记表、军训考核表、高等学校毕业生登记表、成绩单、学生奖惩材料、教师资格认定申请表、毕业实习鉴定表、毕业生论文答辩表、学士学位授予证明、个人鉴定、体检表、报到证副联、录取通知书、其他材料。
    3 学生档案的收集归档
    3.1新生入学后，各学院在每年的9月底前到档案馆领取档案袋，标注好档案材料目录并在档案袋右下角注明专业班级、姓名和学号。整理完毕后，按照学号的先后顺序进行排列，在10月底前移交到档案馆，同时移交新生档案统计表（一式两份，电子版发送haishidanganshi@163.com）。
    3.2学生处每学期初将形成的学生奖惩材料列表登记后派专人移交到档案馆；教务处在每学期初将学生学籍变动情况书面报送档案馆。
    3.3 毕业生档案材料的工作要求与工作流程
    3.3.1 毕业生报到证信息的全面、准确是毕业生档案顺利转递的重要保障，就业指导中心提供的毕业生档案转递信息要涵盖毕业生的姓名、学号、专业班级、生源地、转递地址等重要信息。
    3.3.2 各学院从就业指导中心领取报到证后，要认真核查报到证上的信息，以免出现姓名、转递地址的错误，影响档案的顺利转递。如果报到证地址不是专门存放毕业生档案机构的，须向档案馆提供详细的具体到街道号转递地址。
    3.3.3 各学院要认真核查毕业生名单，在毕业生档案移交登记表上详细注明延期毕业、转学、转专业、档案暂存等信息。
    3.3.4 各学院要做好延期毕业生毕业材料的归档工作，在延期毕业生取得毕业资格后与正常毕业的毕业生的档案材料一起移交档案馆。
    3.3.5 各学院在每年6月初到档案馆领取机要信封袋，填好档案转递相关信息。
    3.3.6 整理毕业生的档案材料时，把所有的毕业材料及转递通知单都夹在高等学校毕业生登记表中，报到证副联放在表内的最前面。整理好的毕业生材料和填写好转递地址的机要信封袋分别按照班级学号的先后顺序排列。将填写好的毕业档案材料登记表一并移交（一式两份，电子版发送haishidanganshi@163.com），于7月初移交到档案馆。
    3.3.7各学院以班级为单位，在7月初将毕业生的毕业档案材料移交到档案馆，并办好交接手续。
    3.4 各学院在收集、整理学生档案材料时，要认真检查材料内容的完整性，凡规定有组织审查鉴定盖章的，必须有承办单位的鉴定和公章，并注明日期。
    4 档案的转递
    4.1档案馆凭《就业报到证》以机要方式转递毕业生档案，毕业生应该在毕业一年内通过机要查询档案的去处。
    4.2对因各种原因退回的档案，档案馆查看原因后，联系各学院，补充信息后，重新转递。
    4.3报考研究生的学生档案，由所在学院统计、收集调档函等材料，在6月底统一办理。
    4.4与学校签订档案暂存保管协议的学生档案，学校负责保管到毕业当年的10月31日，到期后，按报到证地址转出。
    5 档案的利用
    5.1学生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。
    5.2如用人单位需要调阅毕业生档案，须持单位介绍信，填写档案借阅登记表后，方可调阅。
本细则自颁布之日起执行。凡与本规定不相符的，以本规定为准。本规定由学校档案馆负责解释。