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海南师范大学档案管理软件操作指南

发布时间 :2015-10-15 09:28:39 来源 :[news:source]

一  档案管理系统登陆
     档案管理系统是浏览器/服务器结构(B/S)的系统,客户端只要通过浏览器(建议使用Internet Explorer)就可以登陆档案管理系统。具体登陆方法如下:
在浏览器的地址输入框中输入档案管理系统的IP地址。如下图:
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         海南师范大学档案管理软件操作指南
 
     使用档案馆系统管理员给定的用户名和密码进行首次登陆。登陆成功后,系统自动进入“档案管理系统”
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     点击“档案管理”系统自动进入“档案信息管理”的功能接口,如下图:
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二  用户信息修改
     用户可以点击上面或左边的“系统设置”点击用户管理,
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     可以看见自己的用户信息。用户如果需要修改密码,可以先删除旧的密码,输入自己的新密码。也可以修改用户姓名、联系电话等其他用户信息。更改完信息后点击“修改信息、修改密码”即可。见下图:
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  档案著录
     在“档案信息管理”页面点击档案表的名称或点击“打开”进入数据库,如下图:
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     可以看到左边的“表内文件分类目录”。点击“”直至最后一级目录可以进入右边的“档案文件信息管理”页面,最上面显示这个目录的基本信息:它的各级目录名称,以及这个目录下总案卷数和总文件数。中间罗列出这个目录下的数据。如下图:
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     点击档案管理页面上方的“添加案卷”或者是“添加文件”。进行档案的著录。如下图:
                          海南师范大学档案管理软件操作指南
 
     用户参照《海南师范大学档案网上著录规则》进行信息著录,完成信息著录后,点击“添加”即可。
  档案信息文件的上载
     档案管理系统除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外,还支持用户远程上载各种格式的电子文件,纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件。
用户可以有两种方式进入对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作页面。
方式一:用户可以在“档案文件信息管理”页面下,通过点击对应案卷或文件右侧的三个超链接,如下图红框区中所示:
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方法二:用户可以在“编辑案卷、文件”页面下,点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图:
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     全文提交的格式为word、excel、PDF、html和txt文件。
 
     图像文件提交的格式为JPEG、GIF、BMP、RLE、TIF、PNG、DWG、PDF,建议使用JPEG、GIF、BMP格式
视频文件提交的格式为asf、wav。音频文件提交的格式为mp3、wma。
上传的文件名要与归档的文件名保持一致。
(一)  用户要对案卷或文件进行全文上传操作,可点击“全文”超链接或“全文”按钮,系统进入“全文”页面。见下图:
 
 
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进入全文系统后,点击“浏览”找到上传文件所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。如果上传的文件不是PDF格式,上传完毕后点击“转换”。
 

(二)  用户要对案卷或文件图像、视频、音频上传操作,可点击“图像、视频、音频”超链接或“图像、视频、音频”按钮,系统进入“图像、视频、音频”页面,打开图像、视频、音频上传页面,点击“浏览”找到上传图像、视频、音频所在的位置并完成设置后。点击下方的“上传”按钮,完成系统文件的上传。见下图:
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五  数据的编辑与修改
(一)  在“档案文件信息管理”页面,显示的就是我们已经著录的文件数据信息,档案的文件级和案卷级的区别可以通过颜色来区分。点击每一条著录信息的“题名”或者编辑一列的 “”图标,见下图:
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系统自动进入“编辑”页面,可以对这条信息进行重新编辑和修改,修改完成后点击“保存”完成信息的修改。见下图:
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(二)  同一目录下调整文件顺序,只要调整每一文件最前端的移动符号“”即可,系统会自动进行排序。点击向上的箭头,排序上,文件向上移动,它与原来上一条文件的档号自动交换,反之向下,见下图:
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(三)如果要插入一个文件时,用户添加以后,系统会自动给该文件号以后的件号加 1 ,用户只需逐一修改后面文件的页次即可。如果要插入一个案卷时,需要首先把原先此案卷号及以后的案卷的案卷号都加 1,然后再添加要插入的案卷。
(四)有时根据需要,如大范围的选择等,需要调整每页显示行数。如下图:只需在方框中输入自己选择的数目,提交就可以。
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六  目录打印
(一)  一般性打印可在“档案文件信息管理”页面,点击“打印当前”,见下图:
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系统自动进入“目录打印”页面进行操作。见下图:
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选择所需要打印的目录,点击“打印预览”完成打印。
(二)  选择性打印方式,是在用户需要打印个别几个文件时使用。在“档案文件信息管理”页面选择要打印的文件在前面点中“  ”,然后点击“队列打印”,此时点击“打印队列”就可以看见已经添加进队列的信息,在这里可以删除不需要打印的信息。如下图:
 
 
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      再点击,“打印当前”即出现打印界面。选择要要打印的表格,然后选中“仅打印打印队列中的文件”。点击“打印预览”完成打印操作。如下图:
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七  档案网上著录信息打印要求
(一) 研究生学位档案信息打印要求
打印表格为:全引目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。“全引目录、备考表”根据文件材料的纸张型号选择,用复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
打印表格的数量为“全引目录、备考表、案卷目录”各一份。“档案移交明细单”三份。
(二) 文件、科研项目、学生成绩、图纸等档案信息打印要求
打印表格为:案卷封面Ι、卷内文件目录、备考表、案卷目录、档案移交明细单。“案卷封面Ι、备考表”用档案馆提供的专用纸张打印。“卷内目录”用A4复印纸纵向打印。“案卷目录、档案移交明细单”用A4复印纸横向打印。
(三)  打印表格的数量为“案卷封面Ι、卷内目录、备考表、案卷目录”各一份。“档案移交明细单”三份。

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