海南省电子公文归档管理暂行办法

各市县档案局（馆），省直机关、社会团体、企事业单位，各专业、部门档案馆：
    为规范我省电子公文的管理，省档案局根据国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》和国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，结合我省的实际情况，制定了《海南省电子公文归档管理暂行办法》。现予发布，自2004年11月10日起施行。
 
二ΟΟ四年十一月十日
 
 
 
主题词：电子公文  管理  办法  通知                                                   
  海南省档案局办公室            2004年11月10日印发    
                                               （共印250份）
 
海南省电子公文归档管理暂行办法
 
       第一条  为适应海南省信息化建设的需要，规范全省在海南省党政综合信息网与办公自动化系统处理公务过程中所产生的电子公文的归档管理，保障归档电子公文的安全和开发利用，根据国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》和国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，制定本办法。
      第二条　本办法适用于全省各级党政机关、社会团体（以下统称单位），企事业单位及其他组织可参照执行。
      第三条  本办法所称的电子公文，是指各单位在海南省党政综合信息网、办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
      第四条  县级以上档案行政管理部门负责对本行政区域内电子公文的归档管理工作进行监督和指导。   
      第五条  电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
      第六条  各单位从电子公文产生时就要有严格的信息管理制度和严密的技术措施，对其实施超前管理。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
      第七条  归档电子公文应与其他载体和门类的档案实行集中统一管理。
      第八条  电子公文参照国家档案局有关纸质文件的归档范围进行归档，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子公文的完整性。?
    电子公文的保管期限，应按照国家档案局制定的纸质档案保管期限划分，电子公文的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。电子公文密级划分按照国家、省关于纸质文件密级的有关规定执行，并在电子公文的机读目录上逐件标注涉密文件的标识。 
      第九条  电子公文应在办理完毕后即时向档案部门进行逻辑归档，基本要求是：
      （一）依托海南省党政综合信息网络平台进行电子公文和信息交换的单位，电子公文的归档应在“海南省电子公文归档管理系统”上进行，未上海南省党政综合信息网的单位，在本单位办公自动化系统上进行；
      （二）电子公文归档操作由形成部门完成；
      （三）归档完毕的电子公文要注明归档标识；
      （四）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子公文的权限；
      （五）归档电子公文的物理地址应指定在网络服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。
      第十条  已进行逻辑归档的电子公文，形成部门应协助档案部门完成物理归档，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。基本要求是：
      （一）把带有归档标识的电子公文集中拷贝至一次性写光盘的载体上，禁用软磁盘作为归档电子公文保存的载体。永久和长期保存的归档电子公文，拷贝一式3套（ 一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用）；
      （二）存储归档电子公文的每一个载体中应同时存有相应的符合规范要求的机读目录；
      （三）归档电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档；
      （四）存储归档电子公文的载体和装具应贴有标签，标签上应注明载体序号（编混年度大流水号）、全宗号、归档电子公文年度、存储件数、密级、保管期限、存入日期等。
      第十一条  归档电子公文的整理
      （一）归档电子公文的整理按琼档字[2004]4号《海南省归档文件整理规则实施细则》的要求进行；
      （二）归档电子公文的著录应参照DA／T18-1999《档案著录规则》进行著录，其基本著录项目为：年度、件号、全宗名称、题名、责任者、文号、形成日期、存入日期及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境。
      第十二条  归档完毕后，电子公文形成部门还应将电子公文保存至少3年。
      第十三条  电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
      第十四条  电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的计算机软、硬件系统，保证归档电子公文的有效保管和利用。
      第十五条  电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。        
      第十六条  电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
      第十七条　归档电子公文应按规定及时向综合档案馆移交。撤并单位的归档电子公文应按规定向接管单位或综合档案馆移交。
      第十八条  归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或从网上交接，但要履行相应的交接手续。
      第十九条  通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对每套载体和技术环境进行检验，合格率达到100%方可进行交接。
检验项目：
      （一）载体有无划痕，是否清洁；
      （二）有无病毒；
      （三）核实归档电子公文的真实性、完整性、安全性；
      （四）核实技术方法与相关软件说明、登记表、软件、说明资料等是否齐全。
凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验，直至合格。 

      第二十条　归档电子公文的保管应按照国家档案局DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%。
      第二十一条  归档电子公文的形成部门及其档案部门每年均应对归档电子公文的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子公文进行迁移。
      第二十二条　对保管的归档电子公文进行迁移操作前，应制定严密的迁移工作计划，保证归档电子公文必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应填写《归档电子公文迁移登记表》。迁移后，原旧版的载体仍需保存3年。
      第二十三条　各单位档案部门应定期对保存的归档电子公文进行抽样机读检验，光盘每满4年进行一次抽检，抽检率不低于40％，并将检验结果填入《归档电子公文管理登记表》。如发现问题应及时采取补救措施。
      第二十四条  档案部门应加强对归档电子公文的管理， 提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
      第二十五条  超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子公文进行逻辑和物理删除，并由档案部门列出销毁归档电子公文目录存档备查。
      第二十六条  档案部门应当按年度对归档电子公文的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。   
      第二十七条  本办法未尽事宜，参照国家、海南省其他有关电子文件的标准和规定。
      第二十八条  本办法由海南省档案局负责解释。
      第二十九条  本办法自2004年11月10 日起施行。

表1  归档电子公文登记表（首页）
 

 
 
表1  归档电子公文登记表（续页）
 

 
 
表2  归档电子公文管理登记表
 

    填表人（签名）                              年  月  日
 
 
审核人（签名）                              年  月  日
 
 
单位（盖章）                                年  月  日
 
 
 
表3  归档电子公文迁移登记表
 

 
 
 填表人（签名）                          年   月   日
 
 
审核人（签名）                          年   月   日
 
 
单位（盖章）                            年   月   日
 
 
 
表4  归档电子公文移交、接收检验登记表