关于做好2015年档案材料归档工作的通知

各单位：

      为认真做好2015年档案材料归档工作，进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整归档，更好地为学校各项工作服务，按照《海南师范大学档案管理办法》的有关规定，现将有关事项通知如下：

      一、归档范围

      2014年在学校教学科研、党政管理等活动中形成的，记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片、磁盘、录像带等）的文件材料和实物，均应归档保存。具体归档范围见《海南师范大学档案工作手册》。

      二、归档规范

      各单位分管档案工作领导要高度重视本单位（部门）的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归；兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，保证本单位（部门）的文件材料及时、完整归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

      学校实行由文件材料形成部门（包括项目课题组）立卷归档的制度。各归档单位（课题组）将办理完毕需要归档的文件材料按照立卷方法和要求，组成案卷，移交给档案馆。

      各单位需打印档案移交目录（一式两份）（通过海南师范大学档案管理系统直接打印），经单位分管档案工作领导审核签字后向档案馆移交。移交时，交接双方须签字并标明移交日期。

     具体归档规范及档案整理要求见《海南师范大学档案工作手册》。

      三、归档时间

       各单位、各部门2014年形成的各类文件材料立卷归档后需要移交到学校档案馆，应在2015年5月30日前完成整理工作，经档案馆检查符合要求后，于6月16日前将实体档案移交到档案馆。

       2014年形成的不需要移交学校档案馆的文件材料，各单位、各部门也要妥善做好整理归档工作，留在本单位保管。

       2015年毕业生合影照片（含电子版）应于6月30日前整理归档。

      四、业务指导、考核安排

      档案馆将安排人员于4月20日-5月31日到各归档部门进行业务指导。

      档案馆将会同有关部门对各归档单位的档案工作进行考评，考评结果纳入单位考核范畴，希望各单位领导引起重视，认真组织好本单位的归档工作。（考核标准见附件档案管理考核标准评定表）


http://jx2012.cn/dangan/uploadfile/2015/0514/20150514023447448.doc

海南师范大学办公室

　　　　　　　　　　　　　　　　2015年4月8日