海南师范大学档案馆关于做好2015级新生档案 整理移交工作的通知

各学院：

      新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，为加强学生档案管理，结合我校实际，现就做好2015级新生档案整理移交工作将有关事宜通知如下：

        一、新生入学档案材料的内容

        新生入学档案是指学生在升入我校前的档案，如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料：

        （一）高中学籍材料（指“高中毕业生登记表”或“高中学籍卡”）；

        （二）高考录取材料（指“高考考生报名登记表”、 “高考志愿表”“录取通知书”等材料）；

        （三）高中奖惩材料；

        （四）入团材料；

        （五）专科院校档案；

        （六）海南师范大学学生登记表；

        （七）军训考核表

        二、认真做好新生入学档案整理移交工作

        （一）接收范围

        取得我校正式学籍的普通本科学生均应将其档案上交存放。硕士生的新生档案由研究生处统一接收整理。

        （二）档案的整理

        1. 各学院根据新生人数前来档案馆领取海南师范大学学生档案袋，原有高中档案袋无需装入新袋。

        2. 在接收学生高中档案后，应认真清点核对，并逐一在档案袋封面的材料目录上做好登记，并在档案袋右下角个人信息处标明姓名、学号和专业班级。对由于特殊原因没有入学档案的新生，要通知到学生本人，及时催交并督促新生个人查找档案下落。

        3. 若新生党组织关系档案在高中档案袋中，请将其抽出。团组织关系档案放入档案袋中。

        4. 检查《海南师范大学学生登记表》和《军训考核表》签名盖章处是否齐全。

        5. 学生上交录取通知书之前，自行保留复印件以备用。

        （三）档案的移交

        各学院以班级为单位，按学号由小到大排列并捆扎。各学院上交档案时需要提交负责人签名并加盖学院公章的《海南师范大学2015级新生档案统计表》纸质一式两份（见附件），档案馆和各学院各存一份；电子版发送至43651460@qq.com。

        （四）送交时间、地点

        时间安排：学院按照要求整理完毕后，需与档案馆预约送交档案的时间，档案接收截止至2015年11月30日。

        送交地点：档案馆（图书馆九楼）联系电话：65815295

                                                                                                                                            海南师范大学档案馆

                                                                                                                                               2015年10月12日