通知公告 > 海南师范大学档案馆关于做好2015级新生档案 整理移交工作的通知

海南师范大学档案馆关于做好2015级新生档案 整理移交工作的通知

发布时间 :2015-11-15 19:27:37 来源 :[news:source]

各学院:

      新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分,为加强学生档案管理,结合我校实际,现就做好2015级新生档案整理移交工作将有关事宜通知如下:

        一、新生入学档案材料的内容

        新生入学档案是指学生在升入我校前的档案,如普通本专科生的中学档案、专升本学生升本前的专科档案等。一般包括以下材料:

        (一)高中学籍材料(指“高中毕业生登记表”或“高中学籍卡”);

        (二)高考录取材料(指“高考考生报名登记表”、 “高考志愿表”“录取通知书”等材料);

        (三)高中奖惩材料;

        (四)入团材料;

        (五)专科院校档案;

        (六)海南师范大学学生登记表;

        (七)军训考核表

        二、认真做好新生入学档案整理移交工作

        (一)接收范围

        取得我校正式学籍的普通本科学生均应将其档案上交存放。硕士生的新生档案由研究生处统一接收整理。

        (二)档案的整理

        1. 各学院根据新生人数前来档案馆领取海南师范大学学生档案袋,原有高中档案袋无需装入新袋。

        2. 在接收学生高中档案后,应认真清点核对,并逐一在档案袋封面的材料目录上做好登记,并在档案袋右下角个人信息处标明姓名、学号和专业班级。对由于特殊原因没有入学档案的新生,要通知到学生本人,及时催交并督促新生个人查找档案下落。

        3. 若新生党组织关系档案在高中档案袋中,请将其抽出。团组织关系档案放入档案袋中。

        4. 检查《海南师范大学学生登记表》和《军训考核表》签名盖章处是否齐全。

        5. 学生上交录取通知书之前,自行保留复印件以备用。

        (三)档案的移交

        各学院以班级为单位,按学号由小到大排列并捆扎。各学院上交档案时需要提交负责人签名并加盖学院公章的《海南师范大学2015级新生档案统计表》纸质一式两份(见附件),档案馆和各学院各存一份;电子版发送至43651460@qq.com。

        (四)送交时间、地点

        时间安排:学院按照要求整理完毕后,需与档案馆预约送交档案的时间,档案接收截止至2015年11月30日。

        送交地点:档案馆(图书馆九楼)联系电话:65815295

                                                                                                                                            海南师范大学档案馆

                                                                                                                                               2015年10月12日

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