海南师范大学档案网上著录规则

    第一条 为适应档案管理现代化，建立健全我校统一的档案检索体系和管理体系，充分发挥档案在学校和社会建设中的作用，参照《档案著录规则》（DA/T18-1999），特制定本规则。
    第二条 著录项目包括全宗号、实体分类号、案卷号、题名、责任者、文件起止时间、文号、图号、载体、文种、文本等。
     第三条 著录格式分为案卷级和文件级两种目录著录格式。具体参见《海南师范大学档案管理软件操作指南》
    第四条 著录用文字必须标准化、规范化。文件编号项、时间项、载体形态项、排检与编号项中的数字应使用阿拉伯数字。
    第五条 著录信息来源于被著录的档案。单份或一组文件著录时主要依据文头、文尾。
    第六条 具体著录项目的著录
   一、类目项著录。档案管理系统对类目定义为：为了便于对系统中大量的档案数据进行管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类，这个类就称之为类目。
   1.一级目录著录归档单位名称。
   2.二级目录著录档案分类号，即各类中除最末层位外的分类号。具体参看《海南师范大学档案分类方案》。
   3.三级目录著录年度号，使用阿拉伯数字。
    二、排检与编号项著录
  排检与编号项是目录排检和档案部门业务注记项。著录项目为信息分类号、馆室代号、全宗号、缩微号、实体分类号、案卷/盒号（文件案卷号和件号）、电子文件编号、主题词。
   1.信息分类号、馆室代号暂不著录。
   2.实体分类号著录各类档案归属的年度号+分类号。分类号具体参看《海南师范大学档案分类方案》。
   3.全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号要根据所著录档案实际全宗归属进行著录。我校有海南师范大学和海南教育学院两个全宗。
   4.案卷/盒号是固定和反映互有联系的一个或若干文件组合成的档案保管单位中，档案或文件排列顺序的一组代码。案卷级著录时，“案卷/盒号”著录使用阿拉伯数字整数。文件级著录时（此项为“文件案卷号和件号”），著录格式为“案卷号+实心点+四位文件顺序号”，使用阿拉伯数字。
   5.电子文件编号是档案部门管理电子文件的一组符号代码。
   6.缩微号是档案部门赋予档案缩微品的编号。
   7.主题词是在标引和检索中用以表达档案主题内容的规范化的词或词组。档案管理软件自动标引。
    三、题名项著录
    题名，又称标题、题目。著录项目为正题名、副题名、附注。
   1.正题名是档案的主要题名，一般指单份文件文首的题目和案卷封面上的题目。正题名照原文著录。文件没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”方括号。文件的题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”方括号。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长（一般不要超过50个汉字）时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
   2.并列题名是以      第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名，必要时并列题名与正题名一并著录，在并列题名前加“=”号。
   3.副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名照原文著录，正题名能够反映档案内容时，副题名不必著录。
   4.附注在此是说明题名的文字，是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。必要时说明题名的文字照原文著录。
    四、责任说明项著录
  责任说明项著录责任者。责任者也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。著录项目为      第一责任者、其他责任者。
   1.对于个人责任者只有一个时，照原文著录。责任者有多个时，列居首位的责任者必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“等”表示。多个责任者具有同一职责或身份时，必须全部著录，多个责任者之间以“、”号相隔。
   2.机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
   3.未署责任者或责任者不完整、责任者有误的文件，著录时应根据其内容、形式特征考证出真正的责任者，并加“[ ]”方括号；考证无结果时，以三个“□□□ ”方框代之。
   五、密级与保管期限项著录
   1.密级是指文件保密程度的等级，根据文件和学校实际情况著录。
   2.保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间。具体参看《海南师范大学各类档案归档范围和保管期限表》。
    六、载体类型及形态项著录
  载体形态项著录档案的载体类型标识及档案载体的物质形态特征。著录项目为载体、页数、规格。
   1.档案的载体类型分为纸、胶片、磁带、磁盘、光盘等。根据载体类型据实著录。
   2.载体形态是指页数、规格。页数为阿拉伯数字。案卷级著录时为案卷的总页数。文件级著录时为每份文件的起始页码。规格指档案载体尺寸及型号等，除特殊规格的档案载体外，标准纸张不著录。
   七、时间项视著录对象，分为文件形成时间、卷内文件起止时间等。案卷级著录应为案卷内文件起止时间，文件级著录该份文件形成的时间。
   1.文件形成时间对于一般文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检验数据为记录时间等。
   2.时间项一律用8位阿拉伯数字表示，      第1-4位数表示年，      第5-6位数表示月，      第7-8位数表示日，为保证案卷级和文件级时间表示的一致性，年、月、日之间用实心点隔开。
   3.没有标明形成时间的文件，应根据其内容、形成特征等考证出形成时间后著录，并加“[ ]”方括号。
   4.文件形成时间考证不出时，著录为“□□□”。
   5.案卷内文件起止时间著录时，著录其中最早和最迟形成文件的时间，其间用“一”号连接。起止时间的表示，无论是本年度或跨年度，著录时均不能省略年度。
   6.移交时间著录文件或案卷实际归档的日期。
   八、归档单位与存址项著录
   1.归档单位应著录归档单位全称（例如：学校办公室）。
   2.存址著录按档案实体的实际存放地址著录。档案实体移交到档案部门，存址项不需著录。
   九、文号、图号项著录
   文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号、字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
  文件编号除年度用“[ ]” 方括号外，其余照原文字符号抄录。
    十、文本与文种项著录
    1.文本是指档案文件的文稿、文本和版本。文本项著录时，依实际情况在著录模板中选择草稿、定稿、手稿、草图、原图、底图、蓝图、正本、副本、原件、复印件等即可。
    2.文种是指文件种类的名称。文种项著录时依实际情况在著录模板中选择命令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、判决书、其它等。
    第七条 除财会类的会计帐簿、会计凭证、工资清册和实物类档案外，所有档案著录到文件级。
    第八条 本规则自发布之日起施行。