关于做好2017届本科毕业生档案材料归档的通知
发布时间 ：2017-05-24 09:09:08 来源 ：[news:source]各学院：
为做好2017届本科毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，现将有关事宜通知如下：
一、毕业生档案的预整理
鉴于部分学院为大类招生，学生毕业时的专业班级与入学时相比已经被打乱，毕业生档案要据此做出相应调整。因此，请相关学院派1-2名学生持现班级名单（按学号排序）于6月10日前到档案馆将本学院的档案调整到位。
二、学生档案转递方式
毕业生档案采用国内标准快递（EMS）转递，请各学院配合做好以下工作。
（一）由档案馆填写EMS详情单，请各学院组织填写《2017届毕业生档案转递信息登记表》（见附件1），并最迟于归档日前三天将电子版发送至邮箱43651460@qq.com。海南省部分市县及湖北省孝感市接收档案地址与报到证不一致，收件地址请参见附件2及附件3填写。档案馆将依据此表信息填写EMS详情单，各项信息填写务必精准。请通知学生本人最后核对。
（二）EMS查询。档案馆在档案寄出后，会将EMS单号录入毕业生档案查询系统，请通知毕业生务必在毕业当年查询落实档案去向。EMS查询电话11183，查询网址：www.ems.com.cn。由于邮政局对传递信息保存时间较短，毕业生一定要在毕业离校四个月内核实自己的档案下落。档案去向查询可登陆海南师范大学档案馆主页，在毕业生档案去向查询系统里输入姓名或者学号查询。
三、毕业生档案材料的内容
（1）高等学校毕业生登记表；（2）报到证副本；（3）学业成绩单；（4）本科毕业论文成绩评定表；（5）体检表；（6）毕业实习鉴定表；（7）学士学位授予证明；（8）学年鉴定材料。以上毕业材料请务必统一夹在材料（1）高等学校毕业生登记表中，其中，报到证副本放在最上面。各学院将每位毕业生的毕业材料收集齐全后，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，以备装档。
四、归档规范要求
（一）按照档案馆安排的归档时间，由各学院负责毕业班的辅导员带领相关的归档人员一起做好归档工作。每个班级至少配归档人员2名。
（二）各学院按毕业批次分批移交毕业生档案。第一批毕业的学生档案材料按照档案室规定时间移交，第二批毕业的学生档案材料齐全后方可移交。
（三）各学院将准备好的归档材料与原有档案认真校对并一次性装档，切忌错装漏装。
（四）装档工作完成，核对《2017届毕业生档案转递信息登记表》并签字，本表一式两份，学院和档案馆各存一份。
（五）考取研究生的调档函随同毕业生材料一并移交。
（六）档案转到非报到证所登记的报到地点，一并移交调档函或者注明了档案保管单位的就业协议书复印件。
（七）如有因参加公务员政审、工作单位待签等原因档案不想寄回生源地的，在征得用人单位同意后，本人持身份证，委托他人持双方身份证复印件及委托书，并在学院提取毕业档案材料后来档案馆办理档案自提手续。
（八）所有需要毕业生填写的文字材料必须用黑色水笔填写，不能用圆珠笔填写。
（九）归档材料上的签章必须齐全。
（十）在毕业生档案材料整理、归档过程中，不得擅自抽取毕业生档案材料或添加无关的材料，同时要做好毕业生档案的安全和保密工作。
五、具体时间安排
档案工作责任重大，加上时间紧迫和档案馆空间有限，请各学院务必在规定的归档时间内准确无误地完成装档、记录、交接等工作。如时间上有与规定时间冲突的，可事先与档案馆联系。各学院具体归档时间安排如下，请各学院归档人员务必于当天上午9点前到达档案馆装档。
6月13日 信息科学技术学院
6月14日 文学院 新闻与传播学院
6月15日 数学与统计学院 国际教育学院
6月16日 外国语学院 法学院
6月19日 化学与化工学院 马克思主义学院
6月20日 地理与环境科学学院 旅游学院
6月21日 教育与心理学院
6月22日 初等教育学院
6月23日 经济与管理学院
6月26日 生命科学学院
6月27日 音乐学院
6月28日 物理与电子工程学院
6月29日 美术学院
6月30日 体育学院
海南师范大学档案馆
2017年5月23日