关于做好2019届本科毕业生档案材料归档的通知

各学院：

      为做好2019届本科毕业生的档案收集、整理、转递工作，使毕业生档案能够及时、准确地投递，现将有关事宜通知如下：     

一、毕业生档案的预整理

      鉴于部分学院为大类招生，学生毕业时的专业班级与入学时相比已经被打乱，毕业生档案要据此做出相应调整。因此，请变动较大的相关学院派1-2名学生持现班级名单（按学号排序）于6月24日前到档案馆将本学院的档案调整到位。

二、学生档案转递方式

      毕业生档案采用国内标准快递（EMS）转递，请各学院配合做好以下工作。

      （一）由档案馆填写EMS详情单，请各学院组织填写《2019届毕业生档案转递信息登记表》（见附件1），档案转递地址按报到证地址或调档函填写，务必具体到省市。该表最迟于归档日前三天将电子版发送至邮箱43651460@qq.com。档案馆将依据此表信息填写EMS详情单，各项信息填写务必精准。

      （二）EMS查询。档案馆在档案寄出后，会将EMS单号录入到海南师范大学档案馆主页链接的毕业生档案查询系统。 EMS查询电话11183，查询网址：www.ems.com.cn。邮政局对签收底单只保存一年，请毕业生务必一年内落实档案是否确已被接收，一年后若发现档案遗失后果自负。

三、毕业生档案材料的内容

      （1）高等学校毕业生登记表；（2）报到证副本；（3）学业成绩单；（4）本科毕业论文成绩评定表；（5）体检表；（6）毕业实习鉴定表；（7）学士学位授予证明。以上毕业材料请务必统一夹在材料（1）《高等学校毕业生登记表》中，其中，报到证副本放在最上面。各学院将每位毕业生的毕业材料收集齐全后，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，以备装档。因档案馆场地有限，请务必把所有材料合并到一起再来归档。

四、归档规范要求

      （一）按照档案馆安排的归档时间，由各学院负责毕业班的辅导员带领相关的归档人员一起做好归档工作。每个班级至少配归档人员2名。

      （二）各学院按毕业批次分批移交毕业生档案。第一批毕业的学生档案材料按照档案室规定时间移交，第二批毕业的学生档案材料齐全后方可移交。

      （三）各学院将准备好的归档材料与原有档案认真校对并一次性装档，杜绝错装漏装。

      （四）装档工作完成，核对《2019届毕业生档案转递信息登记表》并签字，本表一式两份，学院和档案馆各存一份。

      （五）调档函随同毕业生材料一并移交。

      （六）归档材料上的签章必须齐全。《高等学校毕业生登记表》必须加盖学院公章。

五、毕业生档案归档具体时间安排

      档案工作责任重大，加上时间紧迫和档案馆空间有限，请各学院务必在规定的归档时间内准确无误地完成装档、记录、交接等工作。如时间上有与规定时间冲突的，可事先与档案馆联系。档案馆学生档案室电话65815295，联系人：陈老师，刘老师。各学院具体归档时间安排如下，请各学院归档人员务必于当天上午9点前到达档案馆装档。

6月24日  信息科学技术学院 

6月25日  文学院 新闻与传播学院

6月26日  数学与统计学院 国际教育学院

6月27日  外国语学院 法学院

6月28日  化学与化工学院 马克思主义学院

7月1日   地理与环境科学学院旅游学院 

7月2日  教育与心理学院  初等教育学院

7月3日  经济与管理学院

7月4日   生命科学学院  音乐学院

7月5日   物理与电子工程学院

7月8日   美术学院   

7月9日   体育学院 

附：2019届毕业生档案转递信息登记表

海南师范大学档案馆     

                                  2019年5月20日