海南师范大学档案馆关于做好2019年毕业生集体合影照片归档工作的通知

各学院：

      为妥善保存好校友资料，根据学校档案工作安排，请各学院做好2019年毕业生合影照片归档工作，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

（一）2019届的专科生、本科生、各类研究生的毕业合影照片。

（二）往届未归档的专科生、本科生、各类研究生的毕业合影照片。

（三）纸质照片与数码照片必须同时提交归档。

二、归档要求

（一）纸质照片的保存规格

一般尺寸规格为12×8（英寸）保存；照片上人数超过100人的不受此限制。照片压膜，不过塑。

（二）纸质照片的标注

照片正上方应有“海南师范大学大学XX学院2019届XX班级毕业合影”及摄制时间信息，分两行标识，学院班级在上，摄制时间在右下，字体一般为宋体小二号字，位置在照片顶端。

（三）纸质照片文字说明

照片的背面应附有相应的文字说明，文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业或班级名称、合影者的姓名，并标注位置说明。字体一般为宋体小四号或五号字。（书写范例见附件1）

（四）数码照片录入要求

将数码照片按照要求录入海南师范大学数字档案业务管理平台，网址：http://210.37.0.12：8080/DAS/index

.jsp，用户名为学院全称首字母的小写字母（如：文学院为wxy），初始密码：123456。（详细录入步骤请咨询信息开发部）

三、归档手续

（一）毕业生合影照片以学院为单位集中移交档案馆。

（二）填写《海南师范大学归档材料移交目录》（见附件2）一式二份，由移交单位盖章，移交人签字。

四、归档时间

纸质照片移交时间：2019年6月3日-7月5日。

档案馆联系人：信息开发部   郑锦霞

电话13707572649   QQ544485416

附件1照片文字说明范例

附件2海南师范大学归档材料移交目录

海南师范大学档案馆

2019年4月23日