海南师范大学仪器设备类档案工作规范

    为了提高我校仪器设备类档案（以下简称设备档案）工作质量和管理水平，充分发挥其作用，有效地为学校和社会服务，并为考核设备档案工作提供依据，根据《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。
1. 设备档案工作的基本原则
1.1 凡学校在以仪器设备（包括随机材料）为主体的固定资产、无形资产、实验室、环境保护管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料统称仪器设备档案（以下简称设备档案）。
1.2 设备档案的管理，必须坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保设备档案的完整、准确、系统和安全。
1.3 设备档案是国家的重要技术储备，是学校资产与实验室管理、采购等工作的组成部分和重要环节，设备档案工作必须与设备计划管理，设备采购供应、设备使用、无形资产和环境保护管理等工作紧密结合，保证其文件材料的完整、准确、系统，应作为学校资产与实验室管理、采购部门的职责之一。
1.4 要努力实现设备档案工作由经验管理向科学管理的方向转变，逐步采用先进的管理技术手段，大力开发档案信息资源，为学校的科技进步和经济建设服务。
1.5 把设备档案工作列入本校发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定的数额，作为设备档案经费。
2. 设备档案归档范围的确定
2.1 确定的原则
2.1.1 归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料以及无形资产管理、实验室建设、环境保护管理工作中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。
2.1.2 归档的设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。
2.1.3 归档的设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
2.1.4 作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，均须归档。
2.2 归档的主要内容和重点
2.2.1 归档的主要内容包括管理性文件材料，仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等方面，具体范围见附件一。
2.2.2 归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。
2.2.3 本校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按设备类档案要求处理。
2.3 不归档的材料
2.3.1 上级关于普发（不专指高校）、不办的文件；
2.3.2 未定稿的管理性文件材料；
2.3.3 未生效的合同、协议书；
2.3.4 无查考价值的一般性、临时性函件；
2.3.5 重份文件，校内各单位发来的文件；
2.3.6 与校外单位交换来的文件；
2.3.7 仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会、宣传品。
以上某些方面如果需要，也可自行作资料暂存。
3    设备文件材料的部门立卷与预立卷制度
3.1 部门立卷
3.1.1 依据《高等学校档案管理办法》及《海南师范大学档案管理制度》，我校档案工作实行部门立卷制度。学校各部门的兼职档案员在平时要作好档案的整理，预立卷工作。
3.1.2学校档案馆依法对资产与实验室管理、采购管理部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。
3.1.3 网上著录是部门立卷工作的组成部分，可随时进行网上归档。具体见《海南师范大学网上著录工作规范》。
3.2 预立卷
3.2.1 档案预立卷工作，是我校部门立卷的基础，是部门立卷制度的重要环节。规范学校档案预立卷工作，对学校立卷部门做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用具有重要的作用。
3.2.2资产与实验室管理、采购管理部门可根据本部门的工作职责和当年工作任务编写预立卷类目。预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作又要突出本部门的年度重点。预立卷类目的条款名称可简明概括地反映文件的内容、作者、名称。
4    设备文件材料的归档流程
4.1 形成与积累
4.1.1 学校资产与实验室管理部门和仪器设备采购部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须有专（兼）职档案员集中管理本校的设备文件材料。应指定专人负责设备文件材料的收集、积累、管理工作。
4.1.2从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备采购和设备管理部门负责收集、积累，过程结束后移交档案馆。
4.1.3 设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试、验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记，移交设备管理部门。
4.1.4 重大设备的开箱验收必须有学校档案人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财会部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相关手续。
4.1.5学校各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。
4.1.6 学校档案馆随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。
4.1.7 设备文件材料,必须用黑、蓝黑墨水钢笔书写，严禁用圆珠笔、红笔、水彩笔、铅笔。要求字迹工整，图样清晰。
4.2 整理组卷（文书部分与党群、行政、外事、出版类同）
4.2.1 坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和 进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的专（兼）职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。
4.2.2 根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。
4.2.3 将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。
4.2.4 知识产权证书：专利证书、计算机软件登记证书（职务成果）、注册商标证书及以学校名义获得的荣誉证书等，按年代、按时间顺序排列组卷。
4.2.5凡以学校名义签订的专利合作、专利许可、专利转让合同，必须同知识产权管理部门出具的知识产权方面的审查意见一起组卷存档。
4.2.6 设备文件中的非纸质载体材料,除密不可分外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并按要求表明参见号。
4.2.7卷内文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。
4.2.8 拆除卷内文件中的金属物,用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。
4.2.9 设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式,图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用盒保管有困难的，可按其自然状况保管。
4.2.10卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，档号章的位置在每件文件首页的右上角。
编制件号：卷内文件的件数、一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数； 正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。
归档文件不编页号，但需将该件的总页数标注于归档文件最后一页的左上角或右上角。（有图文的就算一页）
4.2.11 拟写案卷标题并录入档案管理软件中，完成案卷级目录的著录。案卷标题要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“xxx文件材料”。中文标题控制在50个字符之内。外文标题控制在100个字符之内。
4.2.12 利用档案管理软件著录并打印卷内文件目录时，实体分类号与其所在案卷的实体分类号应一致。序号一栏，应填写卷内文件排列先后顺序的序号。文号一栏，应填写文件制发机关的发文字号。责任者一栏，应填写形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。题名一栏，应填写文件标题，要照实抄录不得简略。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“[ ]”号。日期一栏，应填写文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月、日数字右下角加“.”号。页号（页次）一栏，应填写卷内文件起始之页的编号。
4.2.13 每个案卷组成以后，要填写卷内备考表。其中，本卷情况说明一栏，应填写本卷文件材料的总件数与总页数。如卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出等情况，立卷人要如实填写并签名标注时间（必须用碳素笔或蓝黑墨水笔书写）。立卷人一栏，由组成本卷的责任者签名。检查人一栏，由对案卷质量进行审核的负责人签名或盖章。
4.2.14 确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。
专利证书的保管期限定为长期保管，但是，专利转让后，专利证书将移交受让方。
4.2.15设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。
4.2.16 装订。对需要装订成卷的文件材料，采用三孔一线法装订。边孔位置距上、下纸边为6cm，距左侧纸边1.5cm，以不装订字迹为宜。若装订线处有重要批注者，须进行贴边处理。
4.3 归档验收
4.3.1移交档案时，交接双方必须当面检查验收文件材料是否收集齐全完整；排列、书写、装订是否符合要求；标题是否准确。凡不符合规定要求的，接收人可暂不接收，并要求移交人改正，补交。
4.3.2设备类档案的管理性文件材料于次年五月底以前归档；仪器设备项目档案在设备验收完毕投入使用后两个月内、引进设备在索赔期满后两个月内归档。
4.3.3 移交档案时需备有：纸质档案，档案案卷目录一份，档案移交明细单一式两份。双方履行清点盖章手续，档案移交明细单按要求逐项填写，移交单位、接受单位一栏，必须加盖单位公章；移交人、接收人一栏，必须用碳素笔或蓝黑钢笔书写；时间一栏，必须填写移交档案当天的日期。档案移交明细单，档案馆与归档单位各存留一份。
5    设备档案的管理
5.1 分类编号
5.1.1 参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引，给出检索分类号。
5.1.2 一级类目的设置与标识：
采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母 “SB”，即“SheBei（设备）”的缩写。
5.1.3二级类目的设置与标识：
二级类目是对一级类目的细分，标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。二级类目的标识，采用“双位制”， 设置如下：
SB11  综合
SB12  仪器设备项目
5.1.4设备类档案类目的设置与标识
5.1.4．1设备综合类目的设置与标识
其整体标识模式为：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号
 
 
注：案卷号按最下位类目流水，年度用自然年度
5.1.4．2设备项目类目的设置与标识
其模式如下：
全宗号+年度号+类目号（一级类目+二级类目）+案卷号+件号

注：案卷号按最下位类目流水。年度按设备项目的完成年度。
 
 
 
附件一
海南师范大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表
SB11  综  合
序号                  归档范围                        保管期限
 

1      上级有关固定资产、无形资产、实验室、
环境保护、采购等管理方面的文件                 长期                                                                                            
2  本校资产与实验室管理的规章制度、规划、办法       长期
3   本校仪器设备购置计划、报告、统计表              长期
4   资产与实验室管理工作计划、总结                  长期
5   本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨
报告和批复                                      长期
6        本校关于资产与实验室管理等问题的请示及
上级批复                                      长期
7   房证、产权证、土地证                            永久
8  采购中心在工作中形成的文件材料                  长期
9  知识产权证书：专利证书、计算机软件登记
证书（职务成果）、注册商标证书和以学校名义获
得的荣誉证书等                                  长期
10   知识产权合同审查意见（以学校名义签订的专利合作、
专利许可、专利转让合同及知识产权办出具的知识产
权保护方面的审查意见）                          长期
   11  专利授权一览表                                  长期
12 其它需要归档的材料
SB12  仪器设备项目
序号                    归档范围                  保管期限
 

1      申购报告、计划、论证报告（论证会文件、
记录等）                                     长期
2   上级或主管领导批复和准购批示                  长期
3   定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等          长期
4   进口设备过程中有关的技术商务文件              长期
5   开箱记录及装箱单                              长期
6   安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单      长期
7   验收报告及文件材料                            长期
8   索赔来往函件及结果文件                        长期
9   设备说明书及全套随机文件材料              与设备共存
10   使用、检修、故障事故记录（设备覆历书）    与设备共存
 11   重大事故的调查分析及处理意见              与设备共存
12  技术改造和开发过程中形成的技术文件材料      与设备共存
13  其它需要归档的材料