海南师范大学档案管理办法

      第一章 总则

      第一条  为加强学校档案工作，提高档案管理水平，进一步促进档案工作科学化、规范化、标准化和信息化建设，使之为学校建设高水平教学研究型大学提供优质服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规，结合我校实际，特制定本办法。

      第二条  本办法所称档案是指学校在招生、就业、党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等活动中直接形成的、对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式和载体的历史记录。

      第三条  档案工作是学校重要的基础性工作，应纳入学校总体发展规划和年度计划，加强对档案工作的领导与管理，并在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障。

      第四条  学校档案工作的方针是科学规划、依法管理。在加强档案的收集、整理工作，注重有效保护和利用历史档案资源的同时，逐步推进档案信息化建设，充分发挥档案的信息递延效应。

      第五条  学校档案工作的原则是学校统一领导、集中管理。各单位在布置、检查、验收、总结业务工作时，档案工作要同步进行。

      第六条  学校档案工作的方法是档案材料形成单位、项目组立卷归档，并坚持在档案材料形成过程中做好预立卷工作。

      第二章 领导体制、机构及职责

      第七条  学校档案工作，接受教育部和海南省教育厅的领导，同时接受国家档案局和海南省档案局的业务指导、监督与检查。

      第八条  学校档案工作的主要任务是：

     （一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

     （二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

     （三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

     （四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

      第九条 档案馆是学校档案工作的职能部门，其管理职责是：

     （一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作。

     （二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

     （三）负责学校各类档案的归档、建档工作，并对全校各单位的档案工作进行指导、监督和检查；

     （四）负责学校档案的统计工作，并及时向业务主管等部门报送统计信息；

     （五）负责组织档案鉴定、销毁、保管和利用工作。在做好安全、保密工作的基础上，紧紧围绕学校中心工作，积极开展档案信息咨询服务，开发档案信息资源，充分发挥档案的文化教育功能，创设爱国主义教育基地；

     （六）负责编制学校各类档案检索工具，汇编各类档案参考资料，积极开展档案的编研工作；有计划地组织参加校内外档案学术研究和交流活动，扎实开展档案理论研究与实践，不断提高档案工作人员的业务素质；

     （七）负责收集、整理校史有关资料，深入开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理和校史编写等提供服务；

     （八）负责学校校史馆的建设工作；

     （九）加强档案队伍建设。建立健全兼职档案员队伍，组织全校专、兼职档案工作人员的业务培训，进一步提升档案工作管理队伍的业务水平；

     （十）负责组织开展档案工作相关法律法规宣传教育活动，增强学校师生员工的“依法治档”意识；

     （十一）加强档案信息化建设，开展特色服务，完善服务设施，为学校各单位和广大师生，以及社会提供快捷、优质服务；

     （十二）总结交流档案工作经验，组织开展档案工作检查和评比活动，推动档案工作进步；

     （十三）完成上级下达的各项档案工作任务和领导交办的其它工作。

      第十条 学校具有独立法人资格的附属单位，某些需要特殊条件保管或利用频繁并且具有一定独立性的档案，应根据实际需要设立档案室单独管理。其档案室行政上受所在单位管理，业务上接受学校档案馆指导、监督与检查。

      第十一条 专（兼）职档案员的主要职责是：

     （一）贯彻落实国家有关档案工作的法律、法规和学校的规定，制定本部门档案工作计划；

     （二）按照立卷归档程序，做好本部门档案预立卷工作，完善应归档文件材料的形成积累；

     （三）将收集、积累的文件材料整理、组卷、装订，做到组卷合乎要求、编目清楚、标题准确、装订整齐，并及时向学校移交。

     （四）做好存放在本部门的文件材料的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

      第十二条  学校档案馆负责人应认真贯彻执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，有组织管理能力和开拓创新精神，具有档案学或相关专业背景。

      第十三条  学校档案工作人员应认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勇于创新，具备档案专业或相关学科知识及现代化管理技能。

      第十四条  学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数根据学校规模及馆藏档案数量等实际情况确定。学校档案工作人员及以档案工作为主的兼职人员属于档案专业技术人员或行政管理人员，实行专业技术职务聘任制或职员职级制。学校档案工作人员因长期接触有毒有害物质，根据有关政策给予一定的补贴。

      第三章 档案的接收

      第十五条 学校建立和完善各类档案材料的立卷归档制度，并实行纸质档案和电子文件双轨并行的立卷归档管理办法。应归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。

      第十六条 学校档案的分类，以及各类文件材料的归档范围和保管期限，按照国家有关法律法规执行。应结合学校实际，以档案全宗管理为基础，制定符合工作需要的《海南师范大学档案实体分类方案》，强化对档案业务工作的监督和指导。

      第十七条 学校各单位在教学、科研、党政管理等活动中（包括个人在教学、科研、党政管理等职务活动中）所形成的文件材料由各单位按照制定的档案整理组卷规则组卷，经检查合格后再向档案馆移交。

      第十八条 学校部门立卷归档归口为：全校性、综合性材料由党委办公室、学校办公室负责立卷归档。科研项目的立卷归档，由科研处和项目组负责立卷归档。其余按各职能部门分工负责相应材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的，由文件的主办部门归档，其他部门协办。

      第十九条 涉密档案密级的划分由立卷归档单位提出，归档单位用铅笔将密级标明在案卷封面上，经学校保密工作办公室审核后再明确标注在案卷封面上移交到档案馆统一管理。移交时按照规定履行交接手续。        

      第二十条 档案形成过程中文件材料应符合下列要求：

     （一）归档文件材料要齐全完整，无涂改痕迹。已破损、字迹模糊或易褪色的文件应予修补、复制，并附于原件后一并归档；

     （二）归档文件材料要遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，分类组卷；

     （三）归档文件材料用纸规范，书写字迹清晰，不能使用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久保存的书写工具；

     （四）案卷标题要简明确切，编制卷内目录应符合规范要求；

     （五）立卷归档文件材料要符合档案计算机管理要求，网上著录应与纸质档案立卷同步进行。

　　 第二十一条 归档时间及手续：

     （一）党群、行政、教学、科研、外事、出版、基建、财会、电子类能按自然年度归档的文件材料在次年5月底前归档。

     （二）科研、基建项目档案在项目完成通过鉴定验收后的次年5月底前归档。

     （三）当年的财务档案，在会计年度结束后，由财务处或本单位财务部门保管两年，期满之后编制案卷目录，于次年六月底前向移交。

     （四）新生入学档案由各学院在10月底前移交到档案馆；学生处每学期初将上学期形成的学生奖惩材料列表登记后派专人移交到档案馆；教务处在每学期初将上学期学生学籍变动情况书面报送档案馆；毕业生的毕业档案材料由各学院在7月初移交到档案馆。

     （五）随时接收上级规定应接收的档案和捐赠、代管、征集的档案。

　 （六）档案的移交、接收必须履行相应的手续，由立卷单位填写移交目录，一式两份，交接双方签字盖章。

       第二十二条 列入立卷归档范围的档案（包括个人在职务活动中形成的各种载体的文字材料），应按照规定向移交，集中管理，不得据为己有。个人在非职务活动中形成的有保存价值的各种载体的材料，可通过征集、代管等多种形式进行管理。

      第四章 档案的管理

      第二十三条 学校档案由档案馆集中保存。在国家需要时，应按照要求提供所需档案复制件或原件。

      第二十四条 学校档案根据学校实际按全宗管理。依据《海南师范大学档案实体分类方案》，对馆藏档案进行分类、编号、排架。以便于检索为原则编写全宗指南，编制案卷目录和其它检索工具。做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。并根据档案的保密程度确定利用范围，建立档案查、借阅等审批制度，做好档案的利用登记。

      第二十五条 档案馆要加强研究、改进档案保护技术和措施，及时修复或复制已破损和字迹褪色的档案。建立健全档案库房管理制度，落实防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施，确保档案安全。

      第二十六条 要组织好档案的鉴定工作。保管期限已满的档案，由档案馆组织有关部门负责人组成鉴定小组，共同鉴定。对已失去保存价值的档案，提出销毁报告，编制销毁清册，经有关部门同意后，报主管校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。销毁档案时，有关部门应派相关人员参与监督销毁工作，监销人员要在相关的销毁文件及清单上签字。

      第二十七条 要建立档案检查、统计制度，定期对档案的收集、保管利用情况进行检查，对部门内有关档案数据进行统计，并按国家有关要求报送档案工作基础信息。

      第二十八条 档案管理信息化建设是数字化校园建设的重要组成部分。学校应加大对档案管理工作的投入，加快对馆（室）藏档案的数字化进程，以实现档案信息的开发、利用。

      第二十九条 涉密档案同意移交档案馆后，案卷应按规范统一编号，单独管理。绝密档案必须放在保险柜中保管。

      第五章 档案的利用和开放

      第三十条 要积极创造条件，按照国家有关规定向全校和社会开放档案。充分发挥档案的信息功能，提高档案的利用率。

      第三十一条 对于自形成之日起满三十年的档案应向全校和社会开放，但对于其中涉及国家安全和学校重大利益的，须经学校主管领导批准后方可分期分批开放。

      第三十二条 学校档案主要供本校利用。其它单位或个人需查阅时，应持单位介绍信及本人身份证，经档案馆负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密，须经学校主管领导批准。

      第三十三条  提供利用档案应遵循下列规定：

     （一）凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可以摘录或复制；

     （二）本校工作人员因工作需要可直接查、借阅本单位归档的档案，查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时，须经立卷单位和务部门负责人同意，方可查阅；

     （三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；

     （四）外国机关或个人要求利用档案，按国家有关规定办理；

     （五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。

      第三十四条 学校档案属于下列情况之一者不宜开放：

     （一）涉及党和国家秘密的；

     （二）涉及专利或技术秘密的；

     （三）涉及个人隐私的；

     （四）档案形成部门规定限制利用的；

     （五）学校重要会议记录。

      第三十五条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供原件。如特殊需要，须经档案馆负责人同意。加盖档案公章的复制件，与原件具有同等效力。

      第三十六条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门，凡摘抄、复制的档案须经校核准并加盖公章方能生效。复制档案由档案馆负责，并按规定合理收费。其他组织和个人利用其捐赠的档案，应无偿提供。

      第三十七条 查、借阅档案必须严格遵守查、借阅制度，维护档案的完整和安全。学校档案一般不外借，确因工作急需，经领导同意后方可借出。借出的档案不准带到公共场所或家中，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借，归还档案时应当面检查注销登记。如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定予以处理。

      第三十八条 涉密档案中绝密档案不得抄录、复印和借出。涉密档案中机密、秘密档案借阅、借出，按《海南师范大学保密工作暂行规定》相关制度办理。需抄录或复印机密、秘密档案应填写《海南师范大学国家秘密载体复制审批表》。秘密档案需经所在单位保密工作负责人审核，校保密委员会批准；机密档案借阅需经分管校领导批准。涉密档案人员应认真贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》和《海南师范大学保密工作暂行规定》，增强保密意识，遵守保密纪律，确保保密档案安全。

      第六章 奖励与处罚

      第三十九条 学校应根据档案工作实际，建立健全档案工作考查、考核工作机制，明确岗位责任。通过定期监督、检查和指导，进一步落实“依法治档”的工作方针，促进学校档案事业的全面发展。

      第四十条 有下列事迹的单位和个人，学校给予表彰与奖励：  

     （一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

　 （二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

　 （三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

　 （四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的；

　 （五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

      第四十一条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依据国家有关法律和学校规定给予处罚；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

　 （一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

　 （二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

　 （三）涂改、伪造档案的；

    （四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

    （五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

    （六）其他违反档案法律法规的行为。

      第七章 附 则

      第四十二条 本办法自公布之日起施行，原《海南师范大学档案管理办法》同时废止。

      第四十三条  本办法由档案馆负责解释。