一、日常转递：往届生（2023年以前，不含2023年）办理档案转递

1、本人办理

①身份证原件；

②身份证正反面复印件；

③调档函原件。

2、委托他人办理

①委托人身份证正反面复印件；

②被委托人身份证原件；

③被委托人身份证正反面复印件；

④调档函原件；

⑤委托书原件（双方签字，按手印）。

依据中共中央组织部、人力资源社会保障部等五部门关于印发《流动人员人事档案管理服务规定》的通知（人社部发〔2021〕112号），管理部门对符合转递规定的档案，严密包封，于15个工作日内进行转递。

二、集中转递：2023年以后毕业的（含2023年）学生办理档案转递

由二级学院负责与档案馆对接办理转递手续，不接受个人办理档案转递。

依据人社部发〔2021〕112号，毕业生的学籍档案在毕业时应及时办理档案转递，转至具有人事档案管理服务机构或经省级人力资源社会保障行政部门授权的单位，其他部门不得开展人事档案管理服务工作。

二级学院办理档案转递时，根据教育部办公厅印发《教育部办公厅关于建立高校毕业生毕业去向登记制度的通知》教学厅〔2023〕5号文件精神，提交《全国普通高等学校毕业生去向登记信息》和《高等学校毕业生档案转递告知书》、《高等学校毕业生档案转递单》、《高等学校毕业生档案转递回执》，档案馆根据二级学院提交的《毕业生档案转递信息表》进行档案转递。其中《全国普通高等学校毕业生去向登记信息》内包含的三大类信息均需填写，缺一不可；《高等学校毕业生档案转递告知书》交给学生本人留存。

三、转递方式

依据国家邮政总局印发《国家邮政总局关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》中邮业务函〔2015〕117号和海南省邮政机要通信局2015年5月12日函，海南省高等学校学生档案停止通过邮政机要通信方式收寄。自收函日起，毕业生档案采用国内标准快递（EMS）转递。

四、学生学籍档案材料查询

1、在校生学籍档案材料查阅：学院辅导员需填写《学生档案查阅申请表》，学院及档案馆行政负责人签字同意后方可查阅。

2、因我校未获授权开展人事档案管理服务工作，无法对已毕业学生提供档案利用服务，故已毕业学生的学籍档案应及时办理档案转递。

五、每周二下午不对外办理业务